תהליכי הרכש בכל ארגון הם תהליכים חשובים בכל ארגון אשר להם השפעה גדולה על היעילות והרווחים של העסק. האחריות המוטלת על פני אחראי ניהול הרכש בכל ארגון היא רבה, התפקיד כולל את כל התקשורת עם הספקים השונים, קבלה של הצעות מחיר והשוואה בניהם, חתימה על החוזים, ופיקוח שכל העבודות וההזמנות נעשות כפי שצריך. כמובן שניהול הרכש לא מסתכם בעבודה שחורה של קבלת הצעות מחיר והשוואה בניהם, אלא יש צורך להשתמש בשיטת שכנוע ושיווק בכדי לשכנע את הספקים השונים לתת הצעות משתלמות שלא היו נותנים מעצמם.
תכנון אסטרטגי – חשוב עבור ניהול רכש נכון
כדי לבצע ניהול רכש בארגון כפי שצריך, יש צורך להסתכל על פעילות הרכש במבט הרחב ביותר. לא תמיד מה שטוב ומשתלם ברגע הזה יהיה משתלם גם לטווח הארוך. לפעמים הספק הקבוע יציע הצעה טובה פחות מאחד המתחרים וזה עלול לפתות לעבור אל המתחרה, אך בטווח הארוך פעילות עם ספק אמין לאורך שנים צריכה להימדד במבט הכולל ולא לפי מה שקורה באות הרגע. בנוסף, הארגון צריך לפלח באופן אסטרטגי את נקודות החוזק והחולשה של שרשרת האספקה, לזהות איומים ולהיות מוכן לכל תרחיש בכדי שהכול יעבוד כפי שצריך ויהיה מוכן גם לעתות משבר.
בדיקת מדדי האספקה
כל תהליך במהלך שרשרת האספקה חייב להיות מנוהל ומבוקר עם מערכת רכש. הדרך הטובה ביותר לנהל היא על ידי בדיקת מדדים, לדוגמא מדד סבבי מלאי, באמצעות המדד תוכלו לבדוק האם קצב חידוש המלאי אצלכם מהיר או איטי מהרגיל אצלכם ולעומת המקובל בשוק, מה שיכול להצביע על בעיות בשרשרת האספקה. דוגמא נוספת היא מדד דיוק המלאי המאפשר לבדוק את היעילות של הגורמים הקשורים בדיוק המלאי ובכך לשפר את שרשרת יעילות שרשרת האספקה.
